Ingénierie événementielle : comment ça marche ?

Organiser un événement accessible aux professionnels ou au grand public, quelle que soit son envergure, demande de nombreuses étapes de préparation sur des sujets très variés afin de parvenir à un événement réussi. La gestion d’un événement, c’est ce que l’on appelle l’ingénierie événementielle.

Définir l’ingénierie événementielle

L’ingénierie événementielle est le processus de planification et de gestion de différents types d’événements de diverses natures. Il peut s’agir de :

• Concerts et festivals
• Conférences et séminaires
• Mariages et autres fêtes de famille d’envergure
• Salons professionnels et autres rencontres au sein d’une entreprise ou entre entreprises.

L’entreprise en charge de l’ingénierie événementielle aura à sa charge la planification de l’emplacement de l’événement, la sélection de fournisseurs de services, la coordination de la logistique, la recherche du ou des lieux à exploiter durant l’événement, la gestion du budget et la communication avec les clients et les invités.

Quelles sont les étapes essentielles dans le processus d’ingénierie événementielle

• Détermination des objectifs et du public cible : il est important de déterminer les raisons pour lesquelles l’événement est organisé et qui il vise à atteindre.
• Élaboration d’un concept : une fois les objectifs et le public cible déterminés, il est temps de développer un concept pour l’événement, qui inclura le thème, l’ esthétique et le ton général de l’événement. Sur un événement sportif, la thématique générale est claire, elle peut être plus délicate à cerner lors de l’organisation d’une rencontre professionnelle par exemple.
• Planification des détails : cela inclut la sélection d’un lieu, la réservation de fournisseurs de services, la coordination de la logistique et la gestion du budget. Plus l’événement est d’envergure, plus la gestion de chacun de ces points est complexe et critique.
• Promotion de l’événement : il est important de promouvoir l’événement afin de s’assurer qu’il sera bien fréquenté. Cela peut inclure la création de matériel de marketing, l’utilisation des médias sociaux et la mise en place d’autres stratégies de marketing.
• Gestion de l’événement : le jour de l’événement, il est important de s’assurer que tout se déroule sans encombre et de gérer tout problème qui pourrait survenir. Cela concerne donc des domaines comme la sécurité des lieux, des personnes et des biens, mais aussi la gestion des accréditations ainsi que de la billetterie. L’accueil des arrivants et la signalétique en amont sur la route sont aussi des domaines à prendre en considération.

Un métier au savoir-faire complexe

Il est important de noter que l’ingénierie événementielle peut être un travail très exigeant qui nécessite une planification minutieuse et une attention aux détails. Cela peut également nécessiter la gestion de nombreux fournisseurs et la coordination de nombreux éléments différents pour que l’événement se déroule de manière fluide et réussie. C’est pour cela que des entreprises sont spécialisées dans la réalisation des événements, afin de proposer un service clé en main avec toutes les compétences nécessaires à la gestion d’un événement réunies autour d’une même équipe.